Prévenir vos patients d'une absence imprévue

Lorsqu'un empêchement vous oblige à annuler une journée ou plusieurs, Soloprax prévient tous les patients concernés à votre place et leur envoie un lien pour choisir eux-mêmes un autre créneau. Rien ne leur est facturé ni décompté d'un forfait, et le motif de votre absence n'est jamais mentionné.

Ce qu'il faut avoir réglé avant

Comme vos patients reprennent rendez-vous seuls, ils ont besoin de voir vos créneaux. Il vaut donc la peine de vérifier ces réglages à tête reposée, car ils sont nécessaires le jour où vous en aurez besoin : dans Paramètres, Page de réservation, la page doit être activée et Autoriser les patients à déplacer leurs rendez-vous coché ; dans Paramètres, Disponibilités, vous devez avoir au moins une plage Réservable en ligne. S'il manque quelque chose au moment de déclarer l'absence, la fenêtre vous le dit et vous mène à ces pages, à ceci près que la première se règle depuis un compte administrateur et que chaque praticien saisit ses horaires depuis son propre compte.

Déclarer l'absence

Pour déclarer une absence, munissez-vous simplement des dates ; un praticien comme une secrétaire peuvent le faire, depuis l'agenda du praticien concerné.

1. Dans l'Agenda, cliquez sur Absence, puis indiquez quand vous ne pouvez pas recevoir : Toute la journée, Aujourd'hui à partir de une certaine heure, ou Plusieurs jours, jusqu'à trente et un jours. La fenêtre liste alors les séances concernées et, pour chacune, comment le patient sera prévenu, par SMS, par e-mail ou par les deux. Cliquez sur Continuer.
2. Si vous souhaitez rattraper ces séances, ajoutez du temps sur vos cinq prochains jours ouvrés, avec Reprendre à pendant une pause et Finir à en fin de journée, jusqu'à 21:00. Ces créneaux sont réservés aux patients de cette absence, et le premier qui confirme prend la place. Si vous n'en voulez pas, passez simplement cette étape en cliquant sur Continuer.
3. Relisez l'aperçu du message et, si vous le souhaitez, ajoutez un mot, qui ne figurera que dans l'e-mail. Cliquez enfin sur Prévenir, qui indique le nombre de patients concernés, ou sur Enregistrer l'absence s'il n'y a personne à prévenir.

Les séances passent aussitôt « à replanifier », et la période se ferme à la réservation en ligne. La liste d'attente n'est pas prévenue, puisque ces créneaux ne se libèrent pas vraiment.

Ce que vos patients reçoivent

Chaque patient reçoit un e-mail qui lui annonce que son rendez-vous ne peut pas avoir lieu et que rien ne lui est facturé, avec un bouton pour choisir un autre créneau ; si vos SMS sont activés et que votre quota suffit pour tous, il reçoit aussi un SMS avec un lien court. Le patient qui a déjà un prochain rendez-vous apprend qu'il est maintenu, et l'e-mail lui propose de rattraper tout de même la séance s'il le souhaite. Lorsqu'un acompte a été réglé en ligne, le message précise qu'il vaut pour le prochain rendez-vous.

Si un patient ne peut être joint ni par e-mail ni par SMS, Soloprax crée une tâche « Appeler » à son nom pour aujourd'hui, assignée à la personne qui a déclaré l'absence, afin que personne ne soit oublié.

Les jours suivants

Dès qu'un patient choisit un créneau, sa séance redevient planifiée à la nouvelle date, sans que vous ayez rien à faire. Les autres restent dans le bloc À replanifier du tableau de bord, d'où vous pouvez Proposer un créneau à ceux que vous rappelez vous-même, ou Classer annulée une séance qui ne sera pas reprise : le lien du patient cesse alors de fonctionner, et si un acompte avait été payé, Soloprax vous rappelle de le rembourser dans Stripe.

Tant que l'absence court, un bandeau de l'agenda vous permet de Modifier le rattrapage, sans qu'aucun nouveau message parte, ou d'Annuler l'absence si vous pouvez finalement recevoir. Dans ce cas la période se rouvre à la réservation en ligne, mais les séances restent à replanifier, puisque vos patients ont déjà été prévenus.