Brancher votre assistant IA sur votre cabinet

Si vous utilisez déjà Claude, ChatGPT ou Mistral Vibe, vous pouvez le brancher sur votre cabinet afin de lui demander quels rendez-vous vous attendent demain, quelles séances restent impayées ou quel est votre chiffre d'affaires du mois. Votre assistant lit sans rien pouvoir modifier, et il ne voit que ce que votre compte vous permet de voir dans Soloprax. Cette possibilité fait partie de la formule Pro et de l'essai ; chaque personne du cabinet branche son propre assistant, avec son propre compte.

Pour le brancher, munissez-vous de votre compte chez le fournisseur de l'assistant, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez les Paramètres, puis Assistant IA ; si vous n'êtes pas administrateur, Assistant IA figure directement dans le menu de l'application.
2. Copiez l'adresse affichée sous Adresse du connecteur, qui est propre à votre cabinet.
3. Dans la section Comment le brancher, lisez la marche à suivre de votre assistant et collez-y cette adresse à l'endroit indiqué. Pour Mistral Vibe et ChatGPT, la page signale aussi le réglage à désactiver pour que vos conversations ne servent pas à entraîner leurs modèles ; mieux vaut le faire avant de commencer.
4. Votre assistant vous demande alors de vous connecter à Soloprax, et la page Connecter un assistant IA à Soloprax s'ouvre. Vérifiez l'adresse de l'application qui demande l'accès, votre cabinet et votre compte, puis cliquez sur Autoriser, ou sur Refuser si quelque chose vous surprend.

Ce que votre assistant peut lire

Votre assistant peut lire les séances du cabinet, avec leur date, leur heure, leur durée, leur type, leur lieu, leur montant et leur état de paiement, ainsi que vos impayés, votre chiffre d'affaires et les tâches ouvertes que vous voyez vous-même. Il peut aussi retrouver un patient, à partir d'un nom de famille complet ou du début d'un prénom, puis lire ses séances. Il ne peut ni déplacer un rendez-vous, ni écrire une note, ni envoyer quoi que ce soit.

Vos patients lui sont désignés par leur prénom et l'initiale de leur nom, jamais par leur nom complet, leur adresse ou leurs coordonnées. Il faut toutefois garder à l'esprit que le fournisseur de l'assistant reçoit ces données pour vous répondre, ainsi que tout ce que vous lui écrivez : si vous nommez un patient dans votre question, ce nom lui parvient. De même, dans le titre d'une tâche liée à un patient, Soloprax remplace le nom de celui-ci par son prénom et son initiale, tandis que le titre d'une tâche sans patient lié part tel que vous l'avez écrit ; il vaut donc mieux lier la tâche au patient que d'écrire son nom dans le titre.

Votre assistant n'a pas accès aux notes de vos tâches ni à vos documents, et le compte d'une secrétaire ne lui ouvre aucune note de séance.

Ouvrir vos notes de séance

Vos notes restent fermées tant que vous ne décidez pas de les ouvrir, et ce choix vous appartient à vous seul : aucun collègue ni administrateur ne peut le faire à votre place. Il se fait dans la section Mes notes de séance, avec l'interrupteur Ouvrir mes notes de séance à mon assistant, que vous pouvez refermer à tout moment.

Votre assistant peut alors lire, pour un patient, le motif de consultation, l'anamnèse, le bilan, les antécédents et les observations de vos dix dernières séances avec lui, avec, pour une note signée, sa date de signature et ses compléments. Il ne les lit que pour vos propres patients : si vous êtes seul praticien au cabinet, ce sont tous les patients ; si vous êtes plusieurs, ce sont ceux dont au moins une séance vous est attribuée, et seulement les observations de ces séances-là.

Avant d'ouvrir vos notes, mesurez ce que cela signifie : elles partiront chez le fournisseur d'IA que vous avez choisi, telles que vous les avez écrites, sans que les noms qu'elles contiennent soient remplacés.

Suivre ce que votre assistant a lu

La section Journal des accès montre les cinquante derniers appels : leur date, la personne, l'assistant, le genre d'information demandée et le nombre de patients concernés, sans aucun nom ni contenu. Un administrateur y voit les appels de tout le cabinet, et les autres utilisateurs seulement les leurs.

Déconnecter un assistant

La section Vos assistants connectés liste ceux que vous avez autorisés. Pour couper l'accès de l'un d'eux, cliquez sur Déconnecter et confirmez ; il devra vous redemander l'autorisation pour accéder de nouveau à votre cabinet. Retirer le connecteur dans Claude, ChatGPT ou Mistral Vibe ne suffit pas, puisque l'accès reste ouvert du côté de Soloprax tant que vous n'avez pas cliqué sur ce bouton. Changer votre mot de passe déconnecte aussi tous les assistants de votre compte.

Si votre cabinet repasse au Starter, ou s'il est verrouillé faute d'abonnement réglé, votre assistant ne peut plus rien lire, et vous pouvez toujours le déconnecter depuis cette même page.