Inviter votre secrétaire et savoir ce que chacun voit

Votre secrétaire peut tenir l'agenda, préparer les factures et mettre à jour les coordonnées de vos patients depuis son propre compte, sans jamais accéder à vos notes cliniques. Elle n'a ainsi pas besoin de votre mot de passe, et vous pouvez lui retirer cet accès à tout moment. Votre cabinet peut compter jusqu'à cinq personnes, vous compris et invitations en attente comprises.

Pour l'inviter, munissez-vous de son nom et de l'adresse e-mail qu'elle utilisera pour se connecter, puis suivez ces étapes depuis un compte d'administrateur.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs, et cliquez sur Inviter un collaborateur.
2. Saisissez son nom complet et son adresse e-mail, laissez le rôle Secrétaire sélectionné, puis cliquez sur Envoyer l'invitation. Une adresse déjà utilisée sur Soloprax, y compris dans un autre cabinet, est refusée, de sorte qu'il lui faudra alors en indiquer une autre.
3. Votre secrétaire reçoit un e-mail avec un lien valable sept jours, qui la mène à une page où elle choisit son mot de passe et clique sur Activer mon compte. Dans votre liste, Invitation en attente devient alors Actif.

Une invitation ne se renvoie pas. Si elle a expiré ou si l'e-mail s'est perdu, supprimez la ligne de cette personne, puis invitez-la de nouveau.

Ce que voit votre secrétaire

Elle dispose du tableau de bord, de l'agenda de chaque praticien, des patients, des consultations, des tâches et de la comptabilité. Elle peut créer, déplacer et clore des séances, émettre et envoyer des factures, marquer des paiements et tenir à jour les coordonnées de vos patients.

Elle ne lit en revanche ni les notes de séance, ni le suivi clinique, ni les diagnostics, ni le schéma corporel, ni les documents marqués comme cliniques, et elle ne peut pas dicter. Elle ne voit pas non plus vos tâches privées, et elle n'a accès ni aux Paramètres, ni à l'abonnement, ni aux imports, à l'export ou à la suppression du cabinet. Son nom, en bas du menu, lui ouvre Mon compte, où elle gère son mot de passe et sa double authentification.

Inviter un autre praticien

Soloprax ne connaît que deux rôles, si bien qu'un autre praticien s'invite avec le rôle Administrateur, qui lui donne son propre agenda. Ce rôle donne aussi un accès complet : il lit tous les dossiers et toutes les notes du cabinet, y compris les vôtres, et il peut modifier les réglages, gérer les utilisateurs et l'abonnement, exporter les données et supprimer le cabinet. Réservez-le donc à une personne à qui vous confiez tout cela.

Le rôle se choisit une fois pour toutes à l'invitation. Pour en changer, il faut supprimer la personne, puis l'inviter de nouveau.

Retirer un accès

Dans Utilisateurs, cliquez sur l'icône de corbeille au bout de la ligne de la personne, puis sur Supprimer. Elle ne peut plus se connecter à votre cabinet, et cette suppression est définitive ; les tâches qu'elle gardait privées disparaissent avec son compte, tandis que les autres restent, sans responsable.

Retirer un praticien demande plus de précautions : ses séances restent dans les dossiers et la comptabilité, mais elles n'ont plus de praticien et quittent donc l'agenda ; il faut ensuite les rattacher à un collègue une à une, depuis le champ Praticien de chaque séance. Écrivez-moi avant de le faire.