Facturer une séance avec son bulletin QR

Chaque séance enregistrée peut donner une facture en PDF, à l'en-tête de votre cabinet, avec au bas de la page le bulletin QR que votre patient règle depuis l'application de sa banque. Le compte qui y figure est celui que vous avez indiqué dans vos coordonnées bancaires ; c'est donc la seule chose à régler avant de commencer.

Pour facturer une séance, munissez-vous simplement de la séance en question, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez la séance, depuis l'agenda, la fiche du patient ou la liste des séances, et vérifiez ses honoraires, puisque ce sont eux que la facture reprend.
2. Dans la section Facture, cliquez sur Facture avec QR-facture (PDF). La facture s'ouvre dans un nouvel onglet, d'où vous pouvez l'imprimer ou la télécharger.
3. Pour la transmettre à votre patient, cliquez sur Envoyer au patient, vérifiez le destinataire dans la fenêtre qui s'ouvre, puis cliquez sur Envoyer. La séance garde ensuite la trace de cet envoi, avec sa date et l'adresse utilisée, et le bouton devient Renvoyer au patient.

Le numéro de la facture

Le numéro est attribué une fois pour toutes la première fois que vous ouvrez ou envoyez la facture, y compris si la séance n'a pas encore eu lieu ; mieux vaut donc attendre qu'elle soit passée. Les fois suivantes, vous retrouvez le même numéro, tandis que le contenu suit la séance : si vous corrigez ses honoraires, la facture les reprend à sa prochaine ouverture. Une séance facturée ne peut plus être supprimée ni passée à un autre patient.

Le numéro commence par le préfixe de votre choix, suivi de l'année de la séance. Vous réglez ce préfixe dans Paramètres, Notifications, section Factures, où vous pouvez aussi écrire les mentions légales du pied de page ; si vous les laissez vides, vos factures indiquent que la prestation est exonérée de TVA.

Quand la séance est déjà payée

Votre patient peut vous demander une facture pour une séance qu'il a déjà réglée. Elle garde alors son montant total et porte « Réglé » avec la date du paiement, tandis que son bulletin passe à zéro et affiche « NE PAS UTILISER POUR LE PAIEMENT », de sorte qu'il ne risque pas de payer deux fois.

Ce que votre patient reçoit

Par défaut, votre patient reçoit un message qui contient un lien personnel vers sa facture, valable trente jours, si bien que le PDF lui-même ne voyage pas par e-mail. Si vous préférez joindre le document au message, choisissez Le PDF en pièce jointe dans Paramètres, Notifications, section Envoi des documents au patient. Dans les deux cas, ni l'objet ni le texte du message ne mentionnent la thérapie ou le montant.

Si le bouton d'envoi est grisé, c'est que la fiche du patient ne porte pas d'adresse e-mail : ajoutez-la, et il redevient disponible.