Encaisser chacun pour son compte dans un cabinet partagé

Quand des indépendants partagent un cabinet, chacun peut facturer en son nom : ses factures portent son identité, son compte, sa numérotation et, s'il y est assujetti, sa TVA. Un cabinet qui ne s'en sert pas ne voit aucun changement, et ses factures restent exactement les mêmes.

Cette possibilité s'ouvre en deux temps : l'administrateur l'autorise pour le cabinet, puis chaque praticien l'active pour lui-même.

Ouvrir la possibilité, pour l'administrateur

Il suffit de deux gestes :

1. Dans Paramètres, ouvrez la page de la facturation suisse et rendez-vous à Praticiens qui encaissent pour leur compte.
2. Cliquez sur Ouvrir l'encaissement personnel.

Cette section montre ensuite, pour chaque praticien, s'il encaisse sur le compte du cabinet ou sur le sien, avec les quatre derniers chiffres de ce compte. Vous recevez un e-mail à chaque activation, à chaque arrêt et à chaque changement de compte. Si vous fermez cette possibilité, les praticiens qui l'utilisent repassent dès aujourd'hui au compte du cabinet ; leurs factures déjà émises ne changent pas.

Activer votre encaissement, pour le praticien

Pour activer le vôtre, munissez-vous de votre IBAN ou de votre QR-IBAN, puis :

1. Dans Paramètres, ouvrez Identifiants praticien et rendez-vous à Encaisser sur votre propre compte.
2. Remplissez Nom sur vos factures, Adresse, NPA et Localité, votre IBAN ou votre QR-IBAN, et un Préfixe de vos factures, vos initiales par exemple. Le QR-IBAN est indispensable à la facture Tarif 590.
3. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Voir une facture d'exemple : vous voyez ce que recevra votre patient, avec son bulletin QR. Aucun numéro n'est consommé.
4. Sous Activer votre encaissement personnel, choisissez la date dans À partir du. Soloprax vous dit combien de séances non facturées passeront à votre nom et combien restent où elles sont.
5. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur Activer.

Quelles séances sont à votre nom

La règle tient en une phrase : une séance est à vous si vous en êtes le praticien et que sa date tombe dans votre période d'encaissement. Une séance déjà facturée ne change plus jamais de compte. Une séance réglée par un forfait suit le compte qui a encaissé ce forfait, et une séance déjà payée par carte reste au cabinet.

Si un collègue reprend une de vos séances à venir, elle passe à son compte, ou à celui du cabinet s'il n'encaisse pas pour lui-même. Si vous quittez le cabinet, vos séances déjà faites et non facturées restent à votre nom.

Votre numérotation est la vôtre et n'avance pas celle du cabinet. Une facture groupée, un relevé de séances et un forfait ne portent qu'un seul compte : si une période en mêle plusieurs, Soloprax vous demande lequel, sous Encaissé par.

Vos chiffres et votre livre de recettes

Une fois votre encaissement activé, la page Comptabilité s'ouvre pour vous, même si votre rôle ne vous la donnait pas, et elle montre votre compte : vos honoraires, vos impayés et vos forfaits, depuis la date à laquelle vous avez commencé à encaisser. Ce qui est antérieur reste dans le compte du cabinet.

Votre tableau de bord porte sur ce même compte et affiche les mêmes chiffres. Le mois où vous commencez, il ne compte donc que les séances encaissées sur votre compte. Si vous arrêtez d'encaisser pour vous-même, il revient à toutes vos séances.

Le bouton Livre de recettes de cette page, ou celui d'Identifiants praticien, vous donne un fichier par année à remettre à votre fiduciaire. Il ne contient que ce que vous avez encaissé sur votre compte, et celui du cabinet ne le contient plus.

Si vous avez branché un assistant IA, ce qui fait partie de la formule Pro, il répond sur ce même compte quand vous lui demandez vos impayés ou votre chiffre d'affaires.

Marquer vos paiements reçus

Le fichier de votre banque se lit comme celui du cabinet, sur la page Rapprochement bancaire ouverte depuis votre comptabilité, et ce guide vous en montre les étapes. Soloprax refuse le relevé d'un autre compte du cabinet quand il en reconnaît l'IBAN. Si un virement y porte la référence d'une facture encaissée sur un autre compte, il reste en attente et la ligne le signale, sans rien dire de cette facture.

Qui voit quoi

Votre compte vous appartient : un collègue et un administrateur ne voient ni son montant total, ni le montant d'une séance encaissée dessus, ni ses factures, sur aucun écran, dans les apps ou par l'assistant IA. Ils voient que le rendez-vous existe et s'il est payé, ce qui leur suffit pour organiser le cabinet. Un collègue qui a tenu la séance à votre place en voit le montant. Vos séances comptent aussi dans le plafond de remboursement du patient : un collègue peut donc apprendre que ce plafond est atteint, sans savoir combien vous avez facturé.

Le secrétariat voit tous les comptes, un à la fois, parce qu'il relance et marque les paiements pour tout le monde : sur son tableau de bord comme dans Comptabilité, le champ Compte le fait passer de l'un à l'autre. Une secrétaire ne peut pas encore être réservée à certains praticiens, elle voit tout le cabinet. Si vous quittez le cabinet, votre compte passe aux administrateurs, pour que vos dernières factures puissent encore être suivies.

Changer de compte ou arrêter

Pour changer d'IBAN, modifiez-le dans la même section et saisissez votre mot de passe : vous et les administrateurs en êtes prévenus par e-mail. Une facture encore impayée que votre patient rouvre porte alors votre nouveau compte. La même protection vaut pour le compte du cabinet.

Pour arrêter, choisissez votre Dernier jour sous Arrêter votre encaissement personnel, saisissez votre mot de passe et cliquez sur Arrêter. Vos séances suivantes repartent au nom du cabinet.

Ce qui reste au cabinet pour l'instant

Le paiement par carte et TWINT passe par le compte Stripe du cabinet : une séance encaissée sur votre compte ne reçoit pas de lien de paiement, et la réservation en ligne de vos séances ne demande pas d'acompte.