Travailler à plusieurs praticiens dans un même cabinet

Si vous partagez votre cabinet avec d'autres praticiens, chacun peut y travailler avec son propre compte, son agenda et ses notes, à cinq personnes au plus, secrétariat et invitations en attente compris. Vos notes restent les vôtres : même un administrateur ne lit pas celles de ses collègues, sauf si vous choisissez de les lui ouvrir. Avant de vous lancer, lisez la section sur ce qui reste commun au cabinet : que vous encaissiez ensemble ou chacun pour votre compte, les patients et l'agenda restent visibles de tous.

Si vous démarrez à plusieurs, la dernière étape de la création de votre cabinet vous propose déjà d'inviter vos collègues. Pour inviter un collègue par la suite, munissez-vous de son nom et de l'adresse e-mail qu'il utilisera pour se connecter, puis suivez ces étapes depuis un compte d'administrateur.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs, et cliquez sur Inviter un collaborateur.
2. Saisissez son nom complet et son adresse e-mail, puis choisissez son rôle, le plus souvent Praticien, et cliquez sur Envoyer l'invitation. Une adresse déjà utilisée sur Soloprax, y compris dans un autre cabinet, est refusée, de sorte qu'un praticien qui a déjà son propre cabinet vous rejoint avec une autre adresse.
3. Votre collègue reçoit un e-mail avec un lien valable sept jours, qui le mène à une page où il choisit son mot de passe et clique sur Activer mon compte. Dans votre liste, Invitation en attente devient alors Actif, et les administrateurs reçoivent un e-mail qui leur dit ce que cela change sur l'abonnement.

Une fois son compte activé, il renseigne lui-même ce qui lui appartient : ses disponibilités, Google Agenda et, pour la facture Tarif 590, ses numéros dans Paramètres, Identifiants praticien.

Choisir le bon rôle

Le rôle se choisit une fois pour toutes à l'invitation : pour en changer, il faut supprimer la personne, puis l'inviter de nouveau.

Le rôle Praticien donne un agenda, des patients et des notes. La personne règle ce qui lui appartient : ses disponibilités, Google Agenda, ses identifiants, ses modèles de notes et sa formation continue, et elle retrouve l'adresse de sa page de réservation. Elle ne touche ni aux réglages du cabinet, ni à l'équipe, ni à l'abonnement, et elle n'a accès ni à la Comptabilité, ni à l'export, ni à la suppression du cabinet.

Le rôle Administrateur ajoute tout cela au rôle Praticien : la personne peut modifier les réglages, gérer l'équipe et l'abonnement, importer des données, exporter toutes les données du cabinet, notes de ses collègues comprises, et supprimer le cabinet avec tous ses dossiers. Réservez-le donc à une personne à qui vous confiez tout cela. Le rôle Secrétaire est décrit dans Inviter votre secrétaire.

Ce que chacun voit de l'autre

Chaque praticien lit les notes de ses propres séances et le suivi clinique des patients qu'il suit, c'est-à-dire ceux dont il a créé le dossier ou avec qui il a une séance, même seulement planifiée. Dès qu'un rendez-vous est posé chez lui, il lit donc le suivi clinique de ce patient, mais pas les notes de ses collègues. Il en va de même pour les diagnostics et les documents marqués comme cliniques. Pour un adressage, un remplacement ou un travail en commun, vous pouvez partager un dossier ou tous vos patients.

En revanche, tout ce qui n'est pas clinique reste commun. Chaque praticien voit la liste de tous les patients du cabinet et leurs coordonnées, consulte l'agenda de ses collègues et les tâches du cabinet, sauf celles qu'ils gardent privées. Sur la fiche d'un patient, il voit aussi les séances et les honoraires de ses collègues, et il peut facturer une de leurs séances ou la marquer payée. Son tableau de bord et sa liste de séances, eux, ne montrent que ses propres chiffres.

Ce que cela coûte

L'abonnement se paie par praticien : chaque praticien et chaque administrateur dont l'invitation est acceptée compte pour un abonnement, soit CHF 50.– par mois hors taxes en Pro et CHF 10.– en Starter, où le plafond de dossiers se multiplie aussi. Le cabinet reçoit une seule facture. Vous payez un collègue de plus dès qu'il accepte votre invitation, au prorata de ce qui reste de la période, et lorsqu'il part, le trop-perçu se déduit de vos prochaines factures. Le compte de votre secrétaire n'est pas facturé. Le détail se trouve dans Les formules.

Ce qui reste commun au cabinet

Par défaut, toutes les factures du cabinet, quel que soit le praticien, sont payables sur son compte bancaire, avec sa numérotation et sa TVA. Chaque facture Tarif 590 porte toutefois les numéros RCC et GLN du praticien de la séance. Le compte Stripe du paiement par carte est celui du cabinet, et seul un administrateur en envoie les liens.

Le catalogue des thérapies, la page de réservation et ses règles, les conditions d'annulation et le quota de SMS sont eux aussi ceux du cabinet : les cent SMS par mois sont à partager entre vous. Chaque praticien garde en revanche sa propre adresse de réservation.

Si chacun d'entre vous exerce à son compte, vos factures peuvent partir à votre nom, sur votre propre compte et avec votre numérotation : Encaisser chacun pour son compte vous explique comment. Chacun voit alors ses propres chiffres dans Comptabilité : l'administrateur n'y voit plus que le compte du cabinet et le sien, et le montant d'une séance encaissée par un collègue n'apparaît plus nulle part. Seul le secrétariat voit tous les comptes, un à la fois, et une secrétaire ne peut pas encore être réservée à certains praticiens : elle voit tout le cabinet.

Quand un deuxième praticien arrive

Tant que vous êtes seul, vous lisez tout ce qui se trouve dans le cabinet. Dès qu'un collègue active son compte, chacun ne lit plus que ce qui vient d'être décrit, et une séance qui n'est attribuée à personne ne s'ouvre plus à personne, ce qui peut concerner des séances importées. Si Soloprax vous signale de telles séances, attribuez-les depuis Paramètres, Séances sans praticien, de préférence avant d'inviter votre collègue.

Quand un praticien part

Un administrateur ouvre Paramètres, Utilisateurs, puis clique sur l'icône de corbeille au bout de sa ligne. Si ce praticien a des séances, Soloprax demande qui les reprend : choisissez un collègue dans Praticien qui reprend, puis cliquez sur Transférer et supprimer. Ses séances planifiées gardent leur heure et passent à l'agenda de ce collègue, sans que le patient reçoive de message, et ses séances passées lui reviennent avec leurs notes, pour que ces dossiers gardent un lecteur. Les partages qu'il avait accordés prennent fin avec son compte, et la suppression est définitive.

Un praticien qui part n'emporte rien de lui-même : le rôle Praticien n'a pas d'export, et l'archive d'un administrateur contient tout le cabinet. Les événements déjà poussés dans son agenda Google y restent.

Ce que Soloprax ne règle pas à votre place

Soloprax applique vos choix, mais il ne décide pas de ce que vous devez convenir entre vous : qui signe l'abonnement et l'administre, comment se répartit ce qui est encaissé sur le compte commun, à qui reviennent les dossiers quand l'un de vous part, et quel accord demander à vos patients. Ces questions touchent à votre secret professionnel : réglez-les par écrit avant d'ouvrir un cabinet commun et, au besoin, demandez conseil à votre association professionnelle ou à un juriste.