Marquer les paiements reçus grâce au fichier de votre banque

Plutôt que de comparer votre relevé à vos séances, vous pouvez déposer dans Soloprax le fichier de votre banque : chaque bulletin payé est reconnu à sa référence, et ce qu'il réglait se marque payé tout seul. Cette référence n'existe que sur les bulletins émis avec un QR-IBAN, si bien qu'il vaut la peine d'en demander un à votre banque. Votre secrétaire peut faire ce travail comme vous.

Pour déposer le fichier, munissez-vous de vos accès à votre e-banking, puis suivez ces étapes.

1. Dans votre e-banking, téléchargez la notification de crédit au format camt.054, un fichier XML que votre banque saura vous indiquer si vous ne le trouvez pas ; Soloprax lit aussi le relevé de compte au format camt.053.
2. Dans Soloprax, ouvrez Comptabilité, puis Rapprochement bancaire.
3. Choisissez le fichier dans Notification de crédit (.xml), puis cliquez sur Rapprocher. Un message résume aussitôt ce qui a été lu et marqué.

Soloprax ne garde de ce fichier que les écritures qu'il en a lues, et vous pouvez sans crainte déposer deux fois le même, ou deux fichiers qui se recoupent : les écritures déjà importées sont simplement ignorées.

Ce qui se marque tout seul

Lorsqu'un virement porte la référence d'un de vos bulletins et que son montant correspond, à quelques centimes près, Soloprax marque payé ce que ce bulletin réglait : une séance, une facture groupée, dont toutes les séances impayées passent alors à payées, ou une vente d'articles. Le paiement prend le mode virement et la date de valeur de la banque, et l'écriture affiche Rapprochée. Si vous aviez déjà marqué la séance à la main, elle n'est pas modifiée.

Les autres écritures restent En attente, en tête de la liste, et rien n'est touché tant que vous n'avez pas décidé. Sous celles qui n'ont pas de référence, Soloprax propose les séances impayées du même montant, à moins de trente jours de la date du virement, en mettant d'abord celles dont le patient porte le nom du débiteur. Si le montant diffère de celui du bulletin, l'écriture le signale et nomme la séance ou la vente concernée ; si le bulletin a déjà été payé par un autre virement, elle le signale aussi, et c'est à vous de voir s'il faut rembourser votre patient.

Associer un virement à une séance

Pour traiter une écriture en attente, ouvrez le fichier avec Ouvrir s'il ne l'est pas déjà, puis suivez ces étapes.

1. Si l'une des séances proposées est la bonne, cliquez sur Associer à côté d'elle et confirmez avec Associer.
2. Sinon, cliquez sur Associer à une séance, puis cherchez parmi vos séances impayées par Patient ou par Montant. Le montant du virement est déjà saisi ; videz-le pour élargir la recherche, avant de cliquer sur Associer en face de la bonne séance.

La séance est alors marquée payée par virement, à la date de valeur, et l'écriture affiche Associée. Vous pouvez associer un montant différent des honoraires, puisque la décision vous revient : les honoraires ne changent pas et l'écart reste signalé sur l'écriture. Une association ne se défait pas depuis cette page, et la séance ne peut ensuite plus être supprimée, de sorte qu'il vaut mieux vérifier avant de confirmer.

Cette association ne vise qu'une séance à la fois. Pour une facture groupée ou une vente payée d'un autre montant, marquez-la plutôt avec Marquer payée sur la fiche du patient, puis écartez l'écriture.

Écarter ce qui ne vous concerne pas

Votre compte reçoit sans doute des virements sans rapport avec vos séances. Pour les retirer de votre liste d'attente, cliquez sur la croix Écarter cette écriture ; l'écriture affiche Écartée, et rien d'autre ne change dans Soloprax. Si vous vous êtes trompé, Remettre en attente la ramène parmi les écritures à traiter.