Regrouper plusieurs séances d'un patient sur une facture

Lorsque vous suivez un patient chaque semaine, vous pouvez lui adresser une facture pour le mois entier plutôt qu'une facture par séance. La facture groupée réunit sur un seul document les séances que vous choisissez, avec un seul bulletin pour ce qui reste à payer, si bien que votre patient ne fait qu'un versement. Elle prend le prochain numéro de la suite de vos factures, et votre secrétaire peut l'émettre comme vous.

Pour émettre cette facture, munissez-vous de la période à facturer, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez la fiche du patient, puis son onglet Documents, et cliquez sur Facture groupée dans la section Factures groupées.
2. Vérifiez la période dans les champs Du et Au, qui vont d'abord du premier janvier à aujourd'hui. La fenêtre liste alors, toutes cochées, les séances de cette période qui n'ont pas encore de facture : celles qui sont effectuées, et celles qui vous sont dues et que vous avez décidé de facturer.
3. Décochez les séances que vous ne facturez pas maintenant. Le total suit votre choix ; si certaines séances sont déjà réglées, la fenêtre affiche aussi Déjà réglé et Reste à payer, et c'est ce reste que le bulletin demandera.
4. Choisissez le Format de la facture, si la fenêtre vous le propose, puis cliquez sur Émettre la facture.
5. La facture rejoint alors la liste de la section : l'icône en forme de document l'ouvre en PDF dans un nouvel onglet, et Envoyer au patient la lui transmet par e-mail.

Une séance dont vous avez déjà ouvert la facture individuelle ne figure pas dans la liste, puisqu'elle a déjà son numéro, et une séance ne peut appartenir qu'à une seule facture.

Facture libre ou Tarif 590

La Facture avec QR-facture porte une ligne par séance, sans les codes du tarif, et ne connaît pas de limite de longueur. Le Justificatif Tarif 590 porte une ligne par prestation avec sa date ; c'est lui que la fenêtre propose d'abord lorsque rien ne l'empêche, et il demande la même préparation que la facture Tarif 590 d'une séance.

Ce justificatif tient au plus dix-huit lignes de prestation, et une séance à laquelle vous avez ajouté une prestation en occupe plusieurs. Si votre sélection les dépasse, la fenêtre vous le dit et vous raccourcissez la période pour émettre deux factures. Il ne vaut en outre que pour un seul praticien, de sorte que des séances données par deux praticiens demandent une facture chacun, ou bien le format libre.

Il ne porte enfin qu'un seul motif de traitement. Si les séances cochées en ont plusieurs, la fenêtre vous propose de ne garder que celles d'un motif, pour émettre une facture par motif ; si vous passez outre, la facture indique pour toutes le motif le plus fréquent.

Marquer la facture payée

Si votre patient vous a réglé la facture autrement que par son bulletin, cliquez sur Marquer payée sur sa ligne, choisissez le Mode de paiement, puis confirmez avec Marquer payée. Toutes les séances encore impayées de la facture sont alors marquées payées à la date du jour, et la pastille de la facture passe à Payée.

S'il n'en a réglé qu'une partie, marquez plutôt une à une les séances concernées depuis l'onglet Séances de sa fiche ; la facture indique alors ce qu'il reste à payer, et son bulletin ne demande plus que ce reste à sa prochaine ouverture.

Si vous avez un QR-IBAN, vous pouvez aussi laisser faire le rapprochement bancaire : un virement égal au reste dû marque d'un coup toutes les séances impayées de la facture, tandis qu'un autre montant n'en marque aucune et reste en attente de votre décision.

Avant d'émettre

Une facture groupée ne s'annule pas depuis Soloprax. Ses séances gardent son numéro et ne peuvent plus être supprimées ni passées à un autre patient, si bien qu'il vaut mieux relire la sélection avant de cliquer ; si vous vous êtes trompé, écrivez-moi. Le contenu suit en revanche les séances : si vous corrigez ensuite les honoraires de l'une d'elles, la facture les reprend à sa prochaine ouverture.

Une facture groupée ne peut pas non plus être réglée par un seul lien de paiement par carte, car ce lien ne vaut que pour une séance.