Vendre un forfait de séances et suivre son décompte

Un forfait vous permet d'encaisser d'avance un nombre de séances, puis de ne plus parler d'argent avec votre patient jusqu'à ce qu'il soit épuisé. Soloprax tient le solde à votre place, puisque chaque séance décomptée se règle d'elle-même ; il enregistre en revanche un paiement que vous avez reçu, sans l'encaisser pour vous ni émettre de bulletin. Votre secrétaire peut vendre et clôturer un forfait comme vous.

Pour vendre un forfait, munissez-vous du nombre de séances, du prix convenu et de la manière dont votre patient l'a réglé, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez la fiche du patient et cliquez sur Vendre un forfait de séances ; s'il a déjà eu un forfait, le bouton se trouve dans la section Forfaits et s'appelle Vendre un forfait.
2. Renseignez le Libellé, le Nombre de séances et le Prix du forfait. La fenêtre reprend les valeurs du dernier forfait vendu par votre cabinet, et elle indique sous le prix ce que cela représente par séance.
3. Indiquez la Date d'achat et le Mode de paiement, puis, si vous le souhaitez, une Référence du paiement et une Échéance, après laquelle plus aucune séance n'est décomptée.
4. Cliquez sur Enregistrer le forfait. Il apparaît dans la section Forfaits, avec le nombre de séances restantes.

Un forfait vendu ne se modifie pas. Si vous vous êtes trompé et qu'aucune séance n'y est encore décomptée, supprimez-le et saisissez-le de nouveau.

Comment les séances sont décomptées

Dès qu'une séance devient effectuée, elle est décomptée du plus ancien forfait du patient encore utilisable à la date de cette séance, que vous la clôturiez d'un clic sur Effectuée ou depuis le formulaire de la séance, où la case Décompter du forfait est alors cochée d'office. La séance devient payée, à la date d'achat et avec le mode de paiement du forfait, et ses honoraires prennent le prix du forfait divisé par son nombre de séances ; la dernière absorbe l'arrondi, de sorte que leur somme redonne exactement le prix.

Pour régler une séance autrement, ouvrez-la et décochez Décompter du forfait. Elle revient alors au solde et redevient impayée, à son tarif ; il en va de même si vous la supprimez, si vous la passez à un autre patient ou si vous l'annulez à temps.

Une séance n'est pas proposée au décompte si un paiement par carte est en jeu, puisque votre patient paierait deux fois, ni si un remède du catalogue a augmenté ses honoraires.

Absences et annulations

Tout dépend ici de vos Conditions d'annulation, que vous réglez dans Paramètres, Page de réservation.

Sans conditions, une absence n'est pas décomptée d'office : la case du formulaire reste décochée, et c'est à vous de la cocher si vous le décidez. Une séance annulée n'est jamais décomptée.

Avec des conditions, une absence ou une annulation tardive vous sont dues, si bien qu'elles sont décomptées d'office, et Soloprax vous l'indique pour que vous puissiez décocher la case si vous préférez faire un geste. Une annulation à temps ne l'est jamais.

Clôturer un forfait

Lorsqu'un forfait ne doit plus servir, cliquez sur le cadenas Clôturer le forfait sur sa ligne, puis confirmez avec Clôturer. Plus aucune séance n'en sera décomptée, et les séances restantes ne sont pas remboursées, leur montant demeurant une recette. Si vous changez d'avis, retrouvez-le sous Afficher les forfaits terminés et cliquez sur le cadenas ouvert Rouvrir le forfait.

Tant qu'aucune séance n'y est décomptée, sa ligne offre Supprimer le forfait au lieu de ce cadenas, puisqu'il suffit alors de le retirer.

Le reçu et les factures

L'icône en forme de document, Reçu du forfait, ouvre un PDF qui atteste le paiement et liste les séances déjà décomptées, et Envoyer au patient le lui transmet par e-mail. Ce reçu ne porte aucun numéro, car il ne remplace pas une facture.

Chaque séance décomptée peut en effet garder sa propre facture ou sa facture Tarif 590, au prix par séance et déjà réglée, ce qui permet à votre patient de se faire rembourser séance après séance.

Dans votre Comptabilité, ces séances comptent dans vos honoraires à leur date, et la section Forfaits prépayés montre à part ce que vos forfaits ont fait encaisser en plus.