Vendre des articles à vos patients

Si vous vendez à vos patients des huiles, des livres ou des remèdes, Soloprax les enregistre à part de vos séances : chaque vente se rattache à la fiche d'un patient et a sa propre facture, avec son bulletin, et elle apparaît dans votre Comptabilité sous Ventes d'articles, sans se mêler à vos honoraires.

Préparer votre catalogue

Cette préparation est réservée au rôle d'administrateur. Pour la mener, munissez-vous de la liste de vos articles, de leurs prix et, si votre cabinet est assujetti à la TVA, de votre numéro d'entreprise, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez Paramètres, Articles et TVA.
2. Si votre cabinet est assujetti à la TVA, activez Mon cabinet est assujetti à la TVA, saisissez votre Numéro d'entreprise (IDE), puis cliquez sur Enregistrer. Ce réglage ne concerne que les articles, puisque vos séances restent exonérées et que leurs factures ne changent pas.
3. Cliquez sur Nouvel article, puis renseignez son Libellé et son Prix, toutes taxes comprises, ainsi que son Taux de TVA si votre cabinet est assujetti. Terminez avec Enregistrer.

Un article qui a déjà été vendu ne se supprime pas : cliquez sur Archiver pour qu'il ne soit plus proposé, et Rétablir le ramène si besoin. Si votre cabinet devient assujetti alors que vos articles existent déjà, ouvrez chacun d'eux pour lui donner son taux, car Soloprax refuse de vendre un article qui n'en a pas.

Enregistrer une vente

Pour enregistrer une vente, ce que votre secrétaire peut faire comme vous, munissez-vous simplement de ce que votre patient emporte, puis suivez ces étapes.

1. Cliquez sur Vendre des articles sur la fiche du patient, ou au bas du formulaire de la séance si la vente a lieu pendant celle-ci ; elle prend alors la date de la séance.
2. Choisissez chaque article dans Ajouter un article, puis ajustez sa Quantité et, si vous accordez une remise, son Prix ; ce changement ne vaut que pour cette vente et ne touche pas votre catalogue.
3. Hors d'une séance, vérifiez la Date de la vente, puis cliquez sur Enregistrer la vente. Elle apparaît sur la fiche du patient avec la mention À encaisser.

La facture de la vente

Sur la ligne de la vente, l'icône en forme de document, Facture (PDF), ouvre sa facture dans un nouvel onglet, et Envoyer au patient la lui transmet par e-mail. La première de ces deux actions lui attribue le prochain numéro de vos factures ; dès lors, la vente ne peut plus être ni modifiée ni supprimée, si bien qu'il vaut mieux la relire auparavant.

Si vous avez un QR-IBAN, le bulletin porte une référence propre à la vente, de sorte que le rapprochement bancaire la marque payée dès que le virement arrive. Sinon, ou si votre patient paie sur place, cliquez sur Marquer payée et choisissez le mode de paiement. Le bulletin d'une vente payée passe à zéro et affiche qu'il ne faut pas l'utiliser.

La TVA sur la facture

La facture d'un cabinet assujetti porte votre N° TVA, le taux de chaque ligne et un décompte par taux, avec le montant hors taxes, la TVA et le total. Chaque ligne garde le prix et le taux du jour de la vente, si bien qu'un changement ultérieur dans votre catalogue ne modifie pas une vente passée. La facture d'un cabinet qui n'est pas assujetti porte simplement la mention « Non assujetti à la TVA. ».

Porter un remède sur la facture Tarif 590

Une vente d'articles a toujours sa propre facture et ne figure pas sur la facture Tarif 590 de la séance. Si vous souhaitez qu'un remède y figure, pour que votre patient le présente à son assurance, procédez autrement, en suivant ces étapes.

1. Dans Articles et TVA, ouvrez l'article et cochez Remède de médecine complémentaire, puis écrivez le Texte de la ligne 1310 : le produit, son fabricant, sa quantité et sa forme. Cette case n'apparaît que si l'une de vos thérapies est associée à un code Tarif 590.
2. Dans la séance, à la section Facture Tarif 590, repérez Ajouter un remède du catalogue, choisissez le Remède et sa Quantité, puis cliquez sur Ajouter le remède.

Le remède forme alors une ligne au code 1310, et son montant s'ajoute aux honoraires de la séance, avec lesquels il compte dans votre comptabilité ; retirer la ligne les fait redescendre d'autant. C'est là toute la différence avec Ajouter une prestation, dont le montant se prend sur les honoraires sans les changer.

Ces honoraires ne peuvent changer que si la séance n'est ni payée, ni numérotée par une facture, ni réglée par un forfait, et qu'aucun lien de paiement ne lui a été envoyé ; dans ces cas, vendez le remède à part. Une séance ne porte par ailleurs qu'une seule ligne de remède.

Un cabinet assujetti à la TVA ne voit pas cette possibilité, puisque la facture Tarif 590 ne peut pas porter de taux par ligne : il vend ses remèdes par une vente d'articles.