Reprendre vos données de OneDoc

Si votre cabinet tourne sur OneDoc, vous n'avez pas à ressaisir vos patients ni vos rendez-vous : Soloprax les reprend à partir des fichiers CSV que OneDoc vous laisse exporter. Il vaut la peine de le faire une seule fois, au moment où vous changez de logiciel, et de ne pas oublier la dernière étape, sans laquelle vos séances n'apparaissent dans aucun agenda.

Faites aussi cette reprise pendant votre essai si vous avez plus de cinquante patients : la formule Starter s'arrête à ce nombre, archivés compris, et un fichier qui le dépasserait serait refusé en entier.

Pour reprendre vos données, munissez-vous de vos accès à votre compte OneDoc professionnel, puis suivez ces étapes.

1. Dans OneDoc, ouvrez Paramètres, puis Données, puis Exporter, et téléchargez les trois fichiers CSV : patients, rendez-vous et factures. Avec le seul fichier des patients, vos rendez-vous ne pourraient pas être repris.
2. Dans Soloprax, ouvrez Paramètres, puis Importer des données. Si vous êtes encore dans l'assistant de démarrage, c'est l'étape Import des données, où vous choisissez OneDoc.
3. Sélectionnez les trois fichiers à la fois. Soloprax reconnaît chacun d'eux et affiche son type à côté de son nom ; Non reconnu signifie que le fichier n'est pas un export OneDoc attendu. Si un fichier est refusé à cause de sa taille, écrivez-moi.
4. Cliquez sur Lancer l'import et laissez la page ouverte jusqu'au résultat, qui indique le nombre de patients, de séances et de factures repris, ainsi que les éventuels avertissements.
5. Ouvrez ensuite l'Agenda : un avis en tête de page indique combien de séances importées ne sont rattachées à aucun praticien. Cliquez sur Rattacher ces séances, choisissez le Praticien si votre cabinet en compte plusieurs, puis confirmez.

Cette dernière étape est indispensable, puisque le fichier de OneDoc ne dit pas à qui reviennent les séances. Tant qu'elles ne sont pas rattachées, elles restent dans les dossiers et la comptabilité, mais elles n'apparaissent pas dans l'agenda et aucun rappel ne part ; une fois rattachées, celles à venir recevront le leur. Toutes les séances sont rattachées d'un coup au même praticien, et ce rattachement ne s'annule pas d'un clic : si plusieurs praticiens se partageaient votre compte OneDoc, écrivez-moi d'abord.

Ce qui est repris

Chaque patient arrive avec son identité, ses coordonnées, son numéro AVS, ses assurances et sa profession, tandis que les commentaires de sa fiche OneDoc rejoignent les notes de son dossier, que seuls les praticiens lisent. Si un rendez-vous concerne un patient absent du fichier des patients, Soloprax lui crée une fiche réduite, que vous pourrez compléter.

Chaque rendez-vous devient une séance, avec sa date, son heure, sa durée et son lieu. Un rendez-vous effectué ou annulé dans OneDoc le reste, et tous les autres deviennent des séances planifiées. Le motif et le commentaire du rendez-vous forment les notes de la séance.

Ce qu'il faut vérifier ensuite

Le fichier des rendez-vous ne donne pas de montant : une séance ne reprend d'honoraires que si le motif du rendez-vous se termine par un prix, et ils restent à zéro dans le cas contraire. Toutes les séances arrivent par ailleurs non payées, y compris celles que vos patients ont réglées, si bien qu'elles comptent parmi vos impayés. Votre suivi des impayés ne vaut donc que pour les séances que vous saisissez après la reprise.

Les factures OneDoc sont conservées dans votre cabinet, mais elles ne sont pas reliées aux séances et ne s'affichent pour l'instant nulle part dans Soloprax. Gardez donc vos exports et vos factures de OneDoc.

Relancer un import

Relancer l'import avec les mêmes fichiers ne crée pas de doublons, mais il remet chaque ligne dans l'état de OneDoc, si bien qu'il défait ce que vous avez fait entre-temps : une séance marquée payée redevient non payée, ses notes sont remplacées par le motif et le commentaire de OneDoc, et un patient archivé redevient actif. Seule une note signée reste intacte. Si vous devez recommencer, faites-le donc avant de vous mettre à travailler dans Soloprax.