Reprendre vos données de VisualCab

Si vous travaillez avec VisualCab, vous n'avez pas à ressaisir vos dossiers : à partir du fichier de sauvegarde de ce logiciel, Soloprax reprend vos patients, leur suivi clinique et l'historique de leurs séances, notes comprises. Les notes et le suivi clinique sont enregistrés chiffrés, comme tout ce que vous y écrivez ensuite.

Comme toutes les séances du fichier sont attribuées à la personne qui lance l'import, lancez-le depuis le compte du praticien dont c'est l'historique. Mieux vaut aussi le faire pendant votre essai : la formule Starter se limite ensuite à cinquante patients, archivés compris, et les patients au-delà de cette limite ne seraient pas repris.

Pour reprendre vos données, munissez-vous du fichier de sauvegarde de VisualCab, qui porte l'extension .vcb, et de son mot de passe si vous l'avez changé, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez Paramètres, puis Import VisualCab. Si vous êtes encore dans l'assistant de démarrage, c'est l'étape Import des données, où VisualCab est déjà sélectionné.
2. Choisissez votre fichier. Laissez le mot de passe proposé, « visualcab », si vous ne l'avez jamais changé dans VisualCab ; sinon, saisissez le vôtre.
3. Cliquez sur Lancer l'import. L'import se déroule en arrière-plan, de sorte que vous pouvez recharger la page sans l'interrompre, et Import VisualCab terminé s'affiche à la fin avec le nombre de patients et de séances repris.
4. Ouvrez deux ou trois dossiers que vous connaissez bien et comparez-les à ce que vous aviez dans VisualCab, avant de vous remettre à travailler.

Si le fichier est refusé à l'envoi à cause de sa taille, écrivez-moi : nous trouverons le moyen de le reprendre.

Ce qui est repris

Chaque patient arrive avec son identité, sa date de naissance, son code postal, son téléphone portable, la date de sa première consultation, son origine, les coordonnées de ses parents ou de son tuteur, et tout son suivi clinique, du motif de consultation aux notes du dossier. Chaque séance garde sa date, son heure, ses notes et ses honoraires, et elle est marquée payée, à la date de la séance, dès lors que VisualCab lui connaît un mode de paiement autre que « non payé ». Vos types de thérapie et vos modes de paiement s'ajoutent à votre catalogue.

Ce qu'il vous reste à compléter

Ni la rue, ni la ville, ni l'adresse e-mail de vos patients ne sont reprises. Ajoutez-les dans la fiche de ceux que vous suivez encore, sans quoi vous ne pourrez pas leur envoyer de factures ni de rappels par e-mail. Les diagnostics ne sont pas repris non plus, et toutes les fiches arrivent actives : il vous revient d'archiver de nouveau les patients qui l'étaient.

Les séances arrivent toutes avec une durée d'une heure, et sont marquées comme effectuées ou comme absences. La prochaine séance que vous aviez notée dans VisualCab ne devient donc pas un rendez-vous, si bien que vos rendez-vous à venir sont à saisir vous-même dans l'Agenda.

Si l'import échoue, ou si vous le relancez

Le message L'import VisualCab a échoué signifie le plus souvent que le fichier n'est pas valable ou que le mot de passe est faux. Aucun patient ni aucune séance n'ont alors été repris : vérifiez le mot de passe et recommencez depuis Paramètres, où le bouton Réessayer vous attend si vous y aviez lancé l'import.

Relancer un import qui a abouti ne crée pas de doublons : vos patients et leurs séances déjà repris sont reconnus et ignorés, et seul ce qui manquait s'ajoute, si bien que vous pouvez reprendre une sauvegarde plus récente de VisualCab. Une séance que vous avez déplacée entre-temps n'étant plus reconnue à sa nouvelle date, elle reviendrait toutefois à l'ancienne ; si quelques lignes n'ont pas pu être importées, écrivez-moi.