Saisir vos horaires, vos jours fermés et votre fuseau

Vos horaires sont ce que vos patients voient lorsqu'ils réservent en ligne : Soloprax découpe vos plages en créneaux et en retire ce qui est déjà pris, de sorte qu'un horaire à jour vous épargne bien des échanges. Chaque praticien règle les siens depuis son propre compte. Ils ne limitent que la réservation en ligne, si bien que vous restez libre de saisir vous-même une séance en dehors de ces heures.

Pour les saisir, munissez-vous de vos heures de consultation de la semaine, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez les Paramètres, puis Disponibilités ; le bouton du même nom, en haut de l'Agenda, vous y mène aussi.
2. Dans Heures de travail, choisissez le Jour, indiquez le Début et la Fin, puis cliquez sur Ajouter. Un matin et un après-midi font deux plages, ce qui laisse votre pause libre ; Soloprax refuse seulement une plage qui en chevauche une autre le même jour.
3. Laissez cochée la case Réservable en ligne par vos patients pour les plages qu'ils peuvent prendre eux-mêmes, et décochez-la pour celles que vous gardez aux rendez-vous donnés de vive voix. L'interrupteur Réservable en ligne de chaque plage vous permet de changer d'avis à tout moment.

Supprimer une plage ne touche pas aux rendez-vous déjà pris. Les créneaux partent du début de chaque plage et s'enchaînent selon la durée de la séance : pour une séance d'une heure, une plage de 09:00 à 12:00 propose 09:00, 10:00 et 11:00. Aucun créneau n'est proposé à moins d'une heure de son début, et le temps que vous souhaitez laisser entre deux rendez-vous se règle dans votre page de réservation.

Les jours fermés et les horaires particuliers

Pour fermer une date, rendez-vous dans Jours exceptionnels, choisissez la Date, ajoutez si vous le souhaitez un Motif (facultatif), puis cliquez sur Ajouter. Si vous recevez ce jour-là à d'autres heures, cochez d'abord Horaires spéciaux ce jour-là et indiquez-les : ils remplacent ceux de la semaine pour cette seule date, et vos patients peuvent les réserver en ligne.

Chaque date se saisit séparément, de sorte que des vacances demandent une ligne par jour ; saisir une seconde exception sur la même date remplace la première. Le motif s'affiche dans votre agenda, et dans votre abonnement iCal pour un jour fermé, mais jamais sur les pages de vos patients.

Un jour fermé retire cette date de la réservation en ligne, mais il ne touche pas aux séances déjà prévues et ne prévient personne. Si des patients attendent déjà un rendez-vous ce jour-là, passez plutôt par l'absence imprévue, qui les avertit à votre place.

Votre fuseau horaire

Vos horaires et les créneaux proposés à vos patients se lisent dans le fuseau indiqué sous Fuseau horaire. Si vous exercez en Suisse, le réglage proposé d'emblée convient. Pour en changer, choisissez-en un autre, puis cliquez sur Enregistrer le fuseau. Vos rendez-vous ne bougent pas pour autant : 14:00 reste 14:00, désormais lu dans le nouveau fuseau.

Le bas de la page, Synchroniser avec mon agenda, permet de retrouver vos séances dans un agenda extérieur ; le guide sur Google Agenda et le lien iCal en dit davantage.