Ouvrir votre page de réservation en ligne

Votre page de réservation permet à vos patients de choisir une séance et un créneau à toute heure, sans vous appeler. Chaque rendez-vous pris s'inscrit dans votre agenda, si bien que vous n'avez rien à recopier : votre patient reçoit une confirmation par e-mail, et vous êtes averti par e-mail et sur votre tableau de bord. Cette page se règle depuis un compte administrateur.

Pour l'ouvrir, munissez-vous de la liste des séances que vous souhaitez proposer en ligne, puis suivez ces étapes.

1. Dans Paramètres, Disponibilités, vérifiez que vous avez des plages Réservable en ligne, puisque ce sont elles qui fournissent les créneaux. Le guide sur vos horaires les détaille.
2. Dans Paramètres, Catalogue, section Types de thérapie, laissez Réservable en ligne activé pour les séances à proposer et désactivez les autres. Vos patients voient leur nom, leur durée et leurs honoraires. Une séance prise en ligne dure une heure, et cette durée ne se règle pas à ce jour.
3. Dans Paramètres, Page de réservation, activez Activer la page de réservation publique, écrivez si vous le souhaitez un Message d'accueil (facultatif), puis cliquez sur Enregistrer.
4. En haut de cette page, l'Adresse de la page est celle à donner à vos patients : Copier la place dans votre presse-papiers, Ouvrir vous montre ce qu'ils verront, et le code QR s'imprime pour votre salle d'attente.

Si vous désactivez la page, elle devient aussitôt inaccessible ; vos patients ne peuvent alors plus déplacer eux-mêmes leurs rendez-vous, et vous ne pouvez plus déclarer d'absence imprévue.

Ce que fait votre patient

Votre patient choisit une séance, puis un créneau, semaine après semaine, et indique son prénom, son nom, son adresse e-mail, son téléphone et sa date de naissance. Si cette adresse et cette date correspondent à une fiche de votre cabinet, le rendez-vous s'y rattache ; sinon, Soloprax crée une nouvelle fiche. Un rendez-vous pris ainsi se tient toujours au cabinet : s'il doit avoir lieu à distance, vous le passez ensuite en visioconférence.

Vos délais

Le champ Réservation possible jusqu'à fixe à quelle distance dans l'avenir vos patients peuvent réserver, et aucun créneau ne leur est proposé à moins d'une heure de son début. Le Battement entre deux rendez-vous laisse du temps libre avant et après chaque rendez-vous lorsque la page calcule ses créneaux ; il ne s'applique pas aux séances que vous saisissez vous-même.

Vos conditions d'annulation

La section Conditions d'annulation réunit deux délais qui ne disent pas la même chose, et qui valent pour toutes vos séances, réservées en ligne ou non.

Le premier, Annulation en ligne par le patient, fixe jusqu'à quand votre patient peut annuler lui-même ; passé ce moment, il doit vous contacter. Le second, Une séance annulée est due, fixe à partir de quand une séance annulée reste due, de même qu'une séance manquée sans prévenir. Avec Aucune règle, rien n'est dû d'office. Une séance due n'est jamais facturée sans vous : vous décidez dans la séance si vous la facturez, et un patient qui a un forfait peut se la voir décomptée. La page vous explique, sous ces champs, comment les deux délais se combinent.

Vous pouvez enfin écrire dans Vos conditions, telles que vous les annoncez (facultatif) ce que vous souhaitez ajouter. Votre patient lit ces conditions au moment de réserver, dans sa confirmation et sur la page d'annulation.

Le déplacement par le patient

Lorsque Autoriser les patients à déplacer leurs rendez-vous est activé, ce qui est le cas d'origine, votre patient peut choisir lui-même un autre créneau libre avec vous, pour la même séance, depuis ses e-mails et son espace personnel. Il le peut jusqu'au délai d'annulation en ligne et deux fois au plus par rendez-vous, et vous en êtes averti par e-mail et sur votre tableau de bord. Cela vaut pour les séances réservables en ligne, tant que la page est active.

La liste d'attente

Si vous activez Proposer une liste d'attente, un visiteur qui ne trouve aucun créneau à sa convenance peut cliquer sur Me prévenir si un créneau se libère, puis laisser ses coordonnées et ses préférences. Dès qu'un de vos rendez-vous à venir est annulé, déplacé ou supprimé, trois personnes concernées au plus reçoivent un e-mail avec un lien pour réserver, en commençant par celles qui n'ont pas encore été prévenues ; elles reçoivent aussi un SMS si elles ont laissé leur portable et que vos SMS sont activés. Le créneau n'est retenu pour personne et revient à la première qui le réserve, et aucun créneau n'est proposé à moins de deux heures de son début.

Voir la liste d'attente vous montre les personnes inscrites, et Inscrire un patient vous permet d'y ajouter celui qui vous le demande, à condition que sa fiche porte une adresse e-mail. Les coordonnées sont effacées au bout de quatre-vingt-dix jours, ou dès que la personne se retire de la liste.

Le paiement à la réservation

Vous pouvez demander un paiement par carte au moment de réserver, ce qui suppose d'avoir connecté votre compte Stripe dans Paramètres, Facturation, avec Activer le paiement par carte. Cette connexion est réservée à la formule Pro, et l'essai en fait partie ; le guide sur le paiement par carte la détaille.

La section Paiement à la réservation vous propose alors Exiger un paiement à la réservation, puis Le prix de la séance ou Un acompte fixe. Le créneau est tenu trente minutes, le temps que votre patient règle ; le rendez-vous n'est confirmé qu'une fois le paiement reçu, et le créneau se libère s'il ne l'est pas. Si vous annulez ensuite un rendez-vous déjà payé, c'est à vous de rembourser votre patient depuis votre compte Stripe, car Soloprax ne rembourse rien de lui-même.