Rappeler leurs rendez-vous à vos patients par e-mail et par SMS

La veille de chaque rendez-vous, à la même heure et à quelques minutes près, votre patient reçoit un rappel sans que vous ayez rien à faire, ce qui limite les oublis sans vous prendre de temps. L'e-mail part de lui-même dès lors que la fiche du patient porte une adresse : il n'y a rien à activer et il ne se coupe pas, ni pour le cabinet ni pour un patient. Le SMS, lui, est un complément que vous choisissez d'activer.

Pour activer les SMS, munissez-vous de votre téléphone portable, puis suivez ces étapes. Cette page se règle depuis un compte administrateur.

1. Dans Paramètres, Notifications, section Rappels par SMS, activez Envoyer aussi un SMS la veille. Le réglage vaut aussitôt pour tous les patients de votre cabinet dont la fiche porte un numéro de portable.
2. Pour vous assurer que tout fonctionne, saisissez votre numéro dans Envoyer un SMS de test, puis cliquez sur Envoyer le SMS de test. Ce message compte pour un SMS de votre quota.
3. Si vous souhaitez signer vos e-mails à votre nom, écrivez votre texte dans Signature des e-mails, puis cliquez sur Enregistrer la signature. Sans cela, ils sont signés de l'équipe de votre cabinet.

Ce que dit le rappel

L'e-mail a pour objet « Rappel : votre rendez-vous demain », suivi du nom de votre cabinet. Il indique la date et l'heure, votre nom, le nom de la thérapie, la durée, puis l'adresse du cabinet ou, pour une séance à distance, le bouton de la visioconférence. Pour un rendez-vous pris en ligne, il propose Annuler mon rendez-vous ; pour un autre, il donne le téléphone du cabinet s'il est renseigné. Il ajoute Déplacer ce rendez-vous lorsque le patient peut encore le faire, ainsi qu'un lien Mes rendez-vous, d'où il peut aussi annuler, dans les mêmes délais, un rendez-vous que vous avez saisi vous-même.

Le SMS tient en un message : la date, l'heure, votre nom, votre ville et le téléphone du cabinet pour annuler. Il ne porte ni la thérapie ni aucun lien, et votre patient ne peut pas y répondre.

Comme le rappel part la veille à la même heure, un délai d'annulation en ligne de vingt-quatre heures est pratiquement atteint au moment où il arrive : le lien d'annulation n'aboutit plus et le lien de déplacement n'y figure pas. Si vous voulez que votre patient puisse encore agir depuis ce message, choisissez un délai plus court dans votre page de réservation.

Votre quota de SMS

Votre formule comprend cent SMS par mois, et Consommation ce mois-ci vous montre où vous en êtes. Le compteur repart de zéro le premier du mois. Ce quota est commun à tout ce que Soloprax envoie par SMS, c'est-à-dire les rappels, les messages d'une absence imprévue, la liste d'attente et vos tests. Une fois atteint, vos patients ne reçoivent plus que l'e-mail jusqu'à la remise à zéro.

Quand aucun rappel ne part

Un patient sans adresse e-mail ni portable ne reçoit rien, et sa fiche vous le signale par la mention « Aucun rappel possible ». Il en va de même d'une séance sans praticien, ou d'une séance planifiée au dernier moment : si l'heure du rappel, la veille, est passée depuis plus d'une heure, aucun rappel ne part, et la séance vous l'indique. Si vous déplacez un rendez-vous, le rappel repart pour sa nouvelle veille, même s'il avait déjà été envoyé.

Savoir si un rappel est parti

Ouvrez la séance, ou dépliez-la sur la fiche du patient : une ligne indique « Rappel prévu la veille » avec les canaux prévus, puis « Rappel envoyé le » avec la date, l'heure et le canal, ou bien la raison pour laquelle il n'a pas pu partir. Cette ligne dit que le message a été envoyé, non qu'il a été lu.

Pour les SMS, le Journal des SMS, en bas de la page Notifications, reprend les vingt derniers envois, tests compris, chacun marqué Envoyé ou Échec.