Suivre le plafond de remboursement et la prescription d'un patient

Lorsqu'un patient se fait rembourser par sa complémentaire, le plafond de l'année arrive parfois en plein suivi, et mieux vaut le voir venir avec lui. Le bloc Couverture de sa fiche vous permet de noter ce qu'il vous annonce et de suivre où il en est. Soloprax ne connaît aucun barème de caisse et n'interroge aucune assurance : il reprend les chiffres que vous saisissez et compte les séances effectuées.

Ce que le compteur ne peut pas savoir

Soloprax ne voit que les séances de votre cabinet, tous praticiens confondus puisque le plafond est celui du patient. Il ignore donc les séances que le patient a pu faire chez un autre thérapeute. Le chiffre affiché est une estimation : seul le patient ou sa complémentaire connaît le solde réel, et il vaut la peine de lui poser la question lorsque le plafond approche.

Si le patient vous dit qu'une partie du plafond a déjà servi ailleurs, retirez-la du plafond que vous saisissez. Pour douze séances par année dont trois déjà faites chez un autre thérapeute, indiquez neuf, et notez-en la raison sous Franchise, remarque. N'indiquez pas ce qu'il lui reste au moment où il vous en parle, car Soloprax en retirerait encore les séances déjà faites chez vous cette année.

Saisir la couverture

Pour saisir la couverture, munissez-vous de ce que le patient vous annonce sur son contrat, puis suivez ces étapes.

1. Ouvrez la fiche du patient et cliquez sur Saisir la couverture annoncée, ou sur le bouton Couverture de l'année en cours si le bloc est déjà affiché.
2. Sous Limite annoncée, choisissez Un nombre de séances par année, Un montant par année ou Aucune limite connue, puis indiquez le chiffre. Un plafond en montant s'entend comme ce que l'assurance rembourse, et non comme ce que vous facturez.
3. Remplissez si vous le souhaitez le Taux de remboursement (%), qui sert seulement à estimer la part à la charge du patient.
4. Sous Séances à compter, gardez Toutes les séances effectuées, ou choisissez Les séances facturées à l'assurance pour ne compter que celles dont la thérapie a un code du Tarif 590.
5. Cliquez sur Enregistrer la couverture.

Une couverture vaut pour une année civile. L'année suivante, le bouton Reconduire celle de l'année précédente rouvre la fenêtre déjà remplie, sans rien enregistrer tant que vous n'avez pas relu les chiffres.

Lire où en est le patient

La fiche indique le nombre de séances effectuées sur le plafond, le montant facturé dans l'année, ce qui reste et, si vous avez saisi un taux, la part estimée à la charge du patient. Le compteur suit les séances que vous marquez effectuées, sans autre geste de votre part, et les séances planifiées, annulées ou manquées n'y entrent pas. Le formulaire de séance reprend ces indications en tête de la partie Paiement, pour l'année de la séance.

Deux alertes apparaissent à ces endroits, suivies de l'année. Lorsqu'elle annonce que le plafond est atteint, Soloprax signale que les séances de votre cabinet ont à elles seules épuisé le chiffre saisi. Lorsqu'elle annonce une séance avant le plafond, elle précise « d'après les séances de ce cabinet », puisqu'il peut en réalité n'en rester aucune.

Lorsqu'un collègue encaisse pour son propre compte, ses séances comptent dans le plafond du patient, mais vous ne voyez pas leur montant. La fiche vous dit combien de séances manquent aux montants affichés et ne donne plus de reste en francs ; les alertes, elles, restent justes, si bien que vous apprenez que le plafond est atteint, sans savoir ce que votre collègue a facturé.

Décompter une prescription médicale

Lorsque le patient vient avec une ordonnance, vous pouvez en suivre l'échéance et le nombre de séances.

1. Sur sa fiche, cliquez sur Ajouter une prescription médicale, ou sur Prescription si le bloc est déjà affiché.
2. Indiquez le Médecin prescripteur et la Date de la prescription, puis, s'ils figurent sur l'ordonnance, Valable jusqu'au et le Nombre de séances prescrites.
3. Pour joindre l'ordonnance, ajoutez-la d'abord dans l'onglet Documents du dossier, puis choisissez-la sous Fichier joint : elle sera rangée parmi les documents cliniques.
4. Cliquez sur Enregistrer la prescription.

Les séances effectuées à partir de la date de la prescription en sont décomptées, avec le même réglage de Séances à compter que la couverture de l'année. La fiche vous prévient lorsqu'il reste une séance, puis lorsque la prescription est épuisée ou échue.

Qui s'en occupe, et où cela ressort

La couverture et la prescription sont des données administratives : votre secrétariat peut les saisir et les lire, à l'exception d'une ordonnance rangée parmi les documents cliniques. Pour rappeler la couverture au patient, cochez Relevé : rappeler la couverture annoncée lorsque vous préparez son relevé de séances dans l'onglet Documents. Elle y figure comme une information annoncée par le patient et non vérifiée.